تجنب هذه السلوكيات: عادات في العمل تثير استياء زملائك
في العديد من المكاتب، قد تتسبب رسالة بسيطة مثل "مرحبا" بدون سياق واضح، أو رسالة إلكترونية مطولة وغير ضرورية، أو حتى التأخر في الرد على الرسائل رغم تواجد الشخص متصلا، في إحداث توترات بين الزملاء دون أن يجرؤ أحد على التعبير عن ذلك.
هذه التفاصيل الدقيقة في أساليب التواصل اليومي ليست مجرد إزعاج عابر، بل قد تتحول، كما يكشف تقرير لمجلة "تايم" الأمريكية، إلى سبب رئيسي في سوء الفهم، وتدهور الثقة، وانخفاض الرضا عن العمل، وقد تدفع البعض إلى التفكير في ترك وظائفهم.
بالاعتماد على آراء خبراء في مجال التواصل في بيئة العمل وعلم النفس التنظيمي، يستعرض هذا التقرير 12 عادة تواصلية شائعة تثير استياء الزملاء، ويقدم اقتراحات بسيطة لتعديلها، وفيما يلي أبرز هذه العادات وكيفية التغلب عليها:
احد أكثر الأخطاء شيوعا في بيئة العمل هو الإسهاب غير الضروري في الرسائل والمحادثات، حيث ينغمس بعض الموظفين في تفاصيل شخصية قد تهمهم، لكنها تشتت انتباه زملائهم وتجعلهم يعيدون قراءة الرسالة لفهم الهدف الحقيقي منها.
واضافت أليسون غرين، مؤسسة مدونة "اسأل المدير"، أن التواصل الفعال يبدأ دائما بسؤال: ما الذي يحتاج الشخص الآخر إلى معرفته فعلا؟ وشددت على أن تبني ثقافة واضحة في المراسلات المهنية، تركز على الجوهر أولا مع إتاحة التفاصيل عند الحاجة فقط، يساعد على تبسيط التواصل، والحد من الارتباك، وزيادة إنتاجية الفريق.
بدء الرسالة بتحية مقتضبة مثل "مرحبا" أو "أهلا" ثم التوقف، يخلق نوعا من الغموض غير المبرر، ويجعل الزميل يحاول تخمين طبيعة الطلب أو الموضوع.
وبينت أن الجمع بين التحية المختصرة والانتقال السريع إلى الهدف، أي تحية متبوعة بجملة توضح المطلوب أو سبب التواصل، يعزز الوضوح، ويقلل من حالة الترقب غير المفيدة، ويوفر وقت الطرفين.
تحديد موعد نهائي لإنجاز مهمة ثم المتابعة بشكل متكرر قبل حلول هذا الموعد، يربك الفريق ويثير تساؤلات حول تغيير الأولويات أو وجود مشكلة خفية.
واشارت غرين إلى أن هذا السلوك غالبا ما يكون مدفوعا بالقلق الشخصي وليس سوء النية، لكنها توصي بأنه عند الحاجة للمتابعة أو التعجيل، يجب أن يكون ذلك مصحوبا بتوضيح صريح لأي تغييرات في المواعيد أو الأسباب الحقيقية للاستعجال، حتى لا يشعر الآخرون بضغط غير مبرر.
التأخر في الرد على الرسائل، خاصة في ظل ظهور الشخص "متصلا" أو نشطا على المنصات الداخلية، يخلق حالة من القلق والضيق لدى الزملاء، وقد يفتح الباب لتفسيرات سلبية.
وقالت خبيرة القيادة ومؤلفة كتاب "لغة الجسد الرقمية" إيريكا دهاوان، إن إرسال إشعار سريع بالاستلام أو رد مقتضب يحدد وقتا لاحقا للرد التفصيلي، يخفف من هذا القلق ويعزز الاحترام المتبادل، ويمنح الآخرين توقعات واضحة بدلا من تركهم في حالة انتظار.
العناوين غير الدقيقة أو العامة جدا في البريد الإلكتروني تجبر المتلقي على تخمين محتوى الرسالة والهدف منها، أو تأجيل قراءتها.
واوضحت عالمة النفس المتخصصة في بيئة العمل ليان دافي أن العناوين الواضحة التي تحدد طبيعة الرسالة، سواء كانت معلومة أو طلبا أو قرارا، والوقت المتوقع للرد أو الإجراء المطلوب، تساعد على تسريع التواصل وتنظيم الأولويات لدى المتلقي.
بدافع اللطف أو الخشية من إحراج الزملاء، يميل بعض المديرين أو الزملاء إلى تخفيف النقد بشكل مبالغ فيه، حتى تضيع الرسالة الأساسية أو تفهم بشكل معاكس.
واكدت غرين أن النقد الفعال يجب أن يكون واضحا ومباشرا ومحترما في الوقت نفسه: لا جارحا ولا غامضا، ووضوح الملاحظات يساعد على التصحيح والتطور، بينما الغموض بدافع "المجاملة" يترك الأخطاء مستمرة ويزيد الإحباط لدى الطرفين.
دعوة الزملاء إلى اجتماعات بلا هدف محدد أو دون مشاركة جدول أعمال مسبقا، تخلق توترا إضافيا وشعورا بأن الوقت قد يهدر.
وبينت أن تحديد موضوع الاجتماع بإيجاز والأهداف المرجوة والوقت المتوقع وأدوار الحضور، يقلل القلق ويزيد فعالية النقاشات، ويمنح المشاركين فرصة للاستعداد وعدم الشعور بالمفاجأة أو "الاستدعاء" غير المبرر.
التنفيس عن ضغوط العمل بشكل عفوي أمام الزملاء أو مشاركة القلق بطرق مبالغ فيها، يمكن أن ينقل حالة التوتر إلى الفريق بأكمله.
واوضحت أستاذة علم النفس بجامعة نيويورك تيسا ويست أن الموظف قد لا يدرك أن تعليقاته المتشائمة أو نبرته المنفعلة تؤثر في من حوله، وهي توصي بمحاولة إدارة الانفعالات أولا، ثم مناقشة المشكلات بهدوء وبطريقة تركز على الحلول، حفاظا على توازن بيئة العمل.
في كثير من الفرق، توضع معايير واضحة لأدوات التواصل، مثل البريد والمنصات الفورية والاجتماعات، وأوقات الرد، وحدود الإزعاج خارج ساعات العمل، وتجاهل هذه المعايير أو عدم الالتزام بها يؤدي إلى سوء فهم وتضارب وتداخل في المهام.
وتبرز أهمية أن يعيد الفريق بين حين وآخر التذكير بهذه القواعد وتحديثها عند الحاجة والالتزام بها بوصفها "ميثاقا" مشتركا يحترمه الجميع، لا مجرد توصيات اختيارية.
الاجتماعات التي تفتقر إلى جدول أعمال واضح أو تخرج عن الموضوع باستمرار أو لا تنتهي إلى قرارات محددة، تهدر وقت المشاركين وتشكل مصدر إحباط مزمن لهم.
وفي المقابل، الاجتماعات المخططة مسبقا، ذات الهدف المحدد والزمن المضبوط، والمدارة بحزم مع تدوين النقاط المتفق عليها وتوزيع المسؤوليات، تعزز الإنتاجية وتجنب الفريق شعور "الوقت الضائع".
التحدث بصوت عال أو إجراء مكالمات طويلة في الأماكن المشتركة أو التعليقات المتكررة في فضاء مفتوح، كلها عوامل تشتت انتباه الآخرين وتضعف تركيزهم، خصوصا في المكاتب المفتوحة.
ووجود سياسة واضحة لمستويات الصوت في المساحات المشتركة، وتشجيع استخدام غرف الاجتماعات أو المساحات المخصصة للمكالمات، يساعد على خلق بيئة عمل أكثر هدوءا واحتراما لاحتياجات الزملاء المختلفة.
الانفتاح في مكان العمل قد يكون إيجابيا في بناء الثقة، لكن مشاركة تفاصيل شخصية مفرطة أو حساسة يمكن أن تخلق إحراجا أو توترا أو شعورا بالعبء لدى الآخرين.
وتقول ويست إن وضع حدود واضحة لما هو مناسب مشاركته في السياق المهني، يساعد في الحفاظ على الاحترام المتبادل ويجنب تحويل الزملاء إلى "مستمعين قسريين" لمشكلات لا تخصهم.
تجمع آراء الخبراء، كما في تقرير "تايم"، على أن الوضوح والاحترام المتبادل وإدارة الوقت وتحديد توقعات واضحة للتواصل، هي أدوات أساسية لبيئة عمل صحية، ويمكن تلخيص ذلك في خطوات عملية بسيطة:
- الاتفاق داخل الفريق على قنوات التواصل المفضلة لكل نوع من الرسائل: طارئة أم عادية أم رسمية.
- وضع توقع تقريبي لسرعة الرد المقبولة، واحترام أوقات الراحة وخارج الدوام.
- تشجيع العناوين الواضحة للرسائل، والجداول المحددة للاجتماعات.
- فتح حوار صريح بين الحين والآخر حول ما يزعج الموظفين في أسلوب التواصل، وكيف يمكن تحسينه.
ومع وعي الموظفين وتطبيق تحسينات بسيطة في أسلوب التواصل اليومي، يمكن تحويل هذه العادات من مصادر إزعاج خفية إلى عناصر تعزز التعاون، وتزيد شعور الأفراد بالإنصاف والاحترام، وترفع الرضا الوظيفي داخل الفريق.
